La dématérialisation fait maintenant partie de la transformation digitale des organisations dans tous les domaines. Les documents numérisés doivent être stockés, gérés et modifiés grâce à une GED (Gestion Electronique des Documents).
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Les avantages de la dématérialisation en entreprise
Gain de place
L’une des problématiques de certaines PME est l’optimisation des locaux. Choisir l’option de sauvegarde numérique permet de gagner une place considérable dans les locaux.
Gain de la productivité et de la rentabilité
La centralisation de l’accès aux données réduit le temps passé à la recherche de documents. Avec ces économies de temps, employés et collaborateurs vont pouvoir se concentrer sur d’autres tâches prioritaires. On estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information. Et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents.
Enjeu écologique
La dématérialisation des documents est très avantageuse car elle permet une réduction des coûts de traitement des documents tels que les frais d’impression, de transports. En dématérialisant les documents, l’usage du papier utilisé par l’entreprise est réduit. Ce qui permet à l’entreprise de faire de réelles économies à court ou moyen terme.
Les inconvénients
Sécurité des données
La dématérialisation des documents administratifs et le traitement de données sensibles, soulèvent la question de la sécurité des informations conservées :
– Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité.
– La sécurité doit également s’imposer pour tous les accès, avec notamment une bonne gestion des droits utilisateurs.
Bonne pratique de la sécurité numérique
Investissements financiers
Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais :
– techniques
– de maintenance
– d’hébergement
– de formation des utilisateurs
Perte de documents
Les fichiers numériques sont également exposés au risque de perte. Il peut s’agir d’une défaillance du matériel informatique ou d’une erreur humaine. Il faut donc se tourner vers une solution permettant la sauvegarde automatique des informations.