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La dématérialisation en entreprise

Qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise ?

En entreprise, la dématérialisation consiste à basculer tous les documents sur support papier vers un format numérique. La dématérialisation peut être partielle ou viser une politique zéro papier ! Une pratique en essor depuis l’émergence du « cloud » et de l’importance d’internet. La dématérialisation fait maintenant partie de la transformation digitale des organisations dans tous les domaines. Les documents numérisés doivent être stockés, gérés et modifiés grâce à une GED (Gestion Electronique des Documents). Ainsi vous pouvez aussi décider de mettre en place un progiciel ou un intranet.

En savoir plus sur la création de logiciel

Concept d'illustration de rangement et de tri de documents et médias

Phases de dématérialisation en entreprise

Cette transition peut se faire de différentes manières qui ont chacune leurs problématiques propres.

La dématérialisation native

Il n’y a eu aucune numérisation ou aucun support papier. Les fichiers sont directement créés sur des supports numériques. Ces documents doivent posséder un certificat de scellement pour être conformes.

La dématérialisation a posteriori

La dématérialisation a posteriori est une succession de phases qui concerne des documents entrés sous format papier :

Numérisation

C’est la phase de scan du document original. Pour qu’il puisse être modifiable, il faut intégrer un système de reconnaissance optique de caractères.

Archivage

Le document numérisé doit pouvoir être stocké. Il faut donc définir les droits d’accès, les moyens de sauvegarde et les enjeux liés à la conformité.

Versionnage

C’est la gestion des modifications qu’a subit le document. Le versionnage est utile pour garder une trace des modifications apportées.

Certification

Le document numérisé doit être conforme à l’original.

Illustration du concept de dématérialisation des documents via le cloud

Types de documents concernés par la dématérialisation en entreprise

Tous les types de documents entrent dans la catégorie des documents dématérialisés qu’ils soient natifs ou non. Légalement, les documents électroniques ont la même valeur que les documents papiers. Il faut cependant veiller à ce qu’ils soient conformes et qu’ils disposent de certificats.

La dématérialisation des flux

Lorsque nous commençons à dématérialiser des documents, nous faisons un pas vers un transformation numérique beaucoup plus large. Nous passons donc de la dématérialisation de documents à la dématérialisation de flux.

Le flux entrant

Ce flux rassemble tous les documents entrants de type :
– factures
– courriers
– contrats
– mails
– etc.

Le flux interne

On y retrouve les échanges de type :
– partage
– gestion des documents
– organisation
– consultation
– etc.

Les flux sortants

Ce sont tous les documents, pièces d’informations qui sortent à destination de tiers externes.
– devis
– commandes
– bulletins de salaire
– courriers
– etc.

Illustration montrant la dématérialisation de documents

Gestion électronique des documents

Pour faciliter l’accès aux documents, un système de GED est nécessaire au bon fonctionnement de la dématérialisation. Vous pouvez opter pour un logiciel SAAS (Software As A Service) ou créer votre propre logiciel.
Un logiciel Software As A Service, est un service où le fournisseur héberge les applications et les rend disponibles en ligne.
Il va vous permettre de donner l’accès à vos collaborateurs peu importe le lieu et l’endroit tout en restant sécurisé.

Un logiciel à créer ?

Voici une sélection de logiciels SAAS qui répondent aux problématiques de gestion documentaire, possédant un support tout en étant sécurisés.

Dokmee
C’est un logiciel disponible en installation sur site, ou en modèle Cloud. Il permet de faire face à toutes les problématiques business et réglementaires liées à la conservation de documents.  

Zeendoc
C’est un logiciel en SAAS qui collecte, classe et met à disposition l’ensemble de l’information de l’entreprise. Il traite les informations et permet de les retrouver de façon rapide sur différents supports.

Acollab
C’est une plateforme collaborative web, sécurisée, simple et efficace. Elle se veut simple, sécurisée par un hébergement en France et conforme aux normes de la RGPD.

J-Doc
C’est un outil de télétravail et de partage de documents en ligne destiné aux entreprises. C’est une parfaite alternative aux outils grand public de partage de fichiers. J-Doc offre aux utilisateurs un service sécurisé et conforme aux normes RGPD.

Youdoc
Une solution agile et modulaire qui permet d’optimiser la gestion de documents. Le logiciel se décompose en 3 modules pour répondre à différents flux : acquisition, gestion et circulation.

documents dématérialisés en entreprise

Les avantages de la dématérialisation en entreprise

Gain de place

L’une des problématiques de certaines PME est l’optimisation des locaux. Choisir l’option de sauvegarde numérique permet de gagner une place considérable dans les locaux.

Gain de la productivité et de la rentabilité

La centralisation de l’accès aux données réduit le temps passé à la recherche de documents. Avec ces économies de temps, employés et collaborateurs vont pouvoir se concentrer sur d’autres tâches prioritaires. On estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information. Et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents.

Enjeu écologique

La dématérialisation des documents est très avantageuse car elle permet une réduction des coûts de traitement des documents tels que les frais d’impression, de transports. En dématérialisant les documents, l’usage du papier utilisé par l’entreprise est réduit. Ce qui permet à l’entreprise de faire de réelles économies à court ou moyen terme. 

Partage de document dématérialisé en collaboration

Les inconvénients de la dématérialisation en entreprise

Sécurité des données

La dématérialisation des documents administratifs et le traitement de données sensibles, soulèvent la question de la sécurité des informations conservées :
– Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité.
– La sécurité doit également s’imposer pour tous les accès, avec notamment une bonne gestion des droits utilisateurs.

Bonne pratique de la sécurité numérique

Investissements financiers

Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais :

– techniques
– de maintenance
– d’hébergement
– de formation des utilisateurs

Perte de documents

Les fichiers numériques sont également exposés au risque de perte. Il peut s’agir d’une défaillance du matériel informatique ou d’une erreur humaine. Il faut donc se tourner vers une solution permettant la sauvegarde automatique des informations.

Bien sauvegarder ses données

Légalement parlant ?

Dématérialisation des factures

Depuis 2020, la dématérialisation des factures est obligatoire pour toutes les entreprises fournissant des biens et des services aux administrations publiques françaises. C’est pourquoi, la gestion des factures à destination de l’Etat et de ses entités publiques est centralisée sur le portail Chorus Pro.

Valeur légale des documents

Selon l’article 1316-1 du Code Civil :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier , sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. ».
Ainsi les documents électroniques ont la même valeur que les originaux.

Cependant, la valeur légale d’un document est soumise à quelques contraintes. Le document est aux normes lorsque c’est une production native tant qu’il respecte les conditions ci-dessus.
Elle ne sera pas reconnue si le document est seulement numérisé. Dans ce cas, l’original papier tient lieu de preuve et doit être conservé.

Archivage et signature électronique

La sécurité de l’archivage et les certifications sont nécessaires pour assurer la conformité des documents numérisés.
La signature électronique n’a de valeur légale que si elle est certifiée par l’Etat. Vous pouvez faire appel à un tiers possédant une autorité de certification qui répond aux normes de sécurité Européenne.

Quelques outils

Universign et Yousign permettent de faire signer les documents, tout en offrant un service d’archivage certifiant de leurs valeurs.
DocuSign garantit la valeur légale de toutes les signatures électroniques en simplifiant les processus d’accord et en accélérant les opérations.