Qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise ?
En entreprise, la dématérialisation consiste à basculer tous les documents sur support papier vers un format numérique. La dématérialisation peut être partielle ou viser une politique zéro papier ! Une pratique en essor depuis l’émergence du « cloud » et de l’importance d’internet. La dématérialisation fait maintenant partie de la transformation digitale des organisations dans tous les domaines. Les documents numérisés doivent être stockés, gérés et modifiés grâce à une GED (Gestion Electronique des Documents). Ainsi vous pouvez aussi décider de mettre en place un progiciel ou un intranet.
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Phases de dématérialisation en entreprise
Cette transition peut se faire de différentes manières qui ont chacune leurs problématiques propres.
1. La dématérialisation native
Il n’y a eu aucune numérisation ou aucun support papier. Les fichiers sont directement créés sur des supports numériques. Ces documents doivent posséder un certificat de scellement pour être conformes.
2. La dématérialisation a posteriori
La dématérialisation a posteriori est une succession de phases qui concerne des documents entrés sous format papier :
Etape 1 – Numérisation : C’est la phase de scan du document original. Pour qu’il puisse être modifiable, il faut intégrer un système de reconnaissance optique de caractères.
Etape 2 – Archivage : Le document numérisé doit pouvoir être stocké. Il faut donc définir les droits d’accès, les moyens de sauvegarde et les enjeux liés à la conformité.
Etape 3 – Versionnage : C’est la gestion des modifications qu’a subit le document. Le versionnage est utile pour garder une trace des modifications apportées.
Etape 4 – Certification : Le document numérisé doit être conforme à l’original.
Types de documents concernés par la dématérialisation en entreprise
Tous les types de documents entrent dans la catégorie des documents dématérialisés qu’ils soient natifs ou non. Légalement, les documents électroniques ont la même valeur que les documents papiers. Il faut cependant veiller à ce qu’ils soient conformes et qu’ils disposent de certificats.
La dématérialisation des flux
Lorsque nous commençons à dématérialiser des documents, nous faisons un pas vers un transformation numérique beaucoup plus large. Nous passons donc de la dématérialisation de documents à la dématérialisation de flux.
Le flux entrant
Ce flux rassemble tous les documents entrants de type : factures, courriers, contrats, mails, etc.
Le flux interne
On y retrouve les échanges de type : partage, gestion des documents, organisation, consultation, etc.
Les flux sortants
Ce sont tous les documents, pièces d’informations qui sortent à destination de tiers externes : devis, commandes, bulletins de salaire, courriers, etc.
Gestion électronique des documents
Pour faciliter l’accès aux documents, un système de GED est nécessaire au bon fonctionnement de la dématérialisation. Vous pouvez opter pour un logiciel SAAS (Software As A Service) ou créer votre propre logiciel.
Un logiciel Software As A Service, est un service où le fournisseur héberge les applications et les rend disponibles en ligne.
Il va vous permettre de donner l’accès à vos collaborateurs peu importe le lieu et l’endroit tout en restant sécurisé.
Voici une sélection de logiciels SAAS qui répondent aux problématiques de gestion documentaire, possédant un support tout en étant sécurisés.
Dokmee
C’est un logiciel disponible en installation sur site, ou en modèle Cloud. Il permet de faire face à toutes les problématiques business et réglementaires liées à la conservation de documents.
Acollab
C’est une plateforme collaborative web, sécurisée, simple et efficace. Elle se veut simple, sécurisée par un hébergement en France et conforme aux normes de la RGPD.
J-Doc
C’est un outil de télétravail et de partage de documents en ligne destiné aux entreprises. C’est une parfaite alternative aux outils grand public de partage de fichiers. J-Doc offre aux utilisateurs un service sécurisé et conforme aux normes RGPD.
Youdoc
Une solution agile et modulaire qui permet d’optimiser la gestion de documents. Le logiciel se décompose en 3 modules pour répondre à différents flux : acquisition, gestion et circulation.
Légalement parlant ?
Dématérialisation des factures
Depuis 2020, la dématérialisation des factures est obligatoire pour toutes les entreprises fournissant des biens et des services aux administrations publiques françaises. Ainsi, la gestion des factures à destination de l’Etat et de ses entités publiques est centralisée sur le portail Chorus Pro.
Valeur légale des documents
Selon l’article 1316-1 du Code Civil :
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier , sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.« .
Ainsi les documents électroniques ont la même valeur que les originaux.
Cependant, la valeur légale d’un document est soumise à quelques contraintes. Il est aux normes lorsque c’est une production native tant qu’il respecte les conditions ci-dessus.
Le document n’est pas reconnu si le document est seulement numérisé. Dans ce cas, l’original papier tient lieu de preuve et doit être conservé.
Archivage et signature électronique
La sécurité de l’archivage et les certifications sont nécessaires pour assurer la conformité des documents numérisés.
La signature électronique n’a de valeur légale que si elle est certifiée par l’Etat. Vous pouvez faire appel à un tiers possédant une autorité de certification qui répond aux normes de sécurité Européenne.
Quelques outils
Universign et Yousign permettent de faire signer les documents, tout en offrant un service d’archivage certifiant de leurs valeurs.
DocuSign garantit la valeur légale de toutes les signatures électroniques en simplifiant les processus d’accord et en accélérant les opérations.